Cómo se hace una factura. Programas y plantillas

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Cómo se hace una factura. Programas y plantillas

By |2018-12-10T10:34:33+00:00diciembre 4, 2018|Contabilidad y finanzas, Facturas|0 Comments

Las facturas están presentes en la vida diaria de cualquier persona. Ya seamos receptores o emisores, debemos contar con ellas para gestionar la mayor parte de las transacciones que realizamos en el día a día. Pero a pesar de ser un documento clave, no todos conocen cómo hacer una factura de manera correcta.

Hace unos días explicamos en este mismo blog los datos obligatorios que deben contener y también los tipos más habituales que existen. En estas ocasión nos centraremos en las diferentes plantillas que podemos encontrar a través de programas de facturación online.

Pero antes os mostraremos algunas de las variantes más habituales de facturas y también algunas de las dudas más frecuentes que surgen a la hora de rellenar estos documentos.

Modelos y variantes al hacer una factura

Para hacer una factura existen numerosos modelos a los que podemos recurrir. El documento lo podemos crear nosotros mismos, usar una plantilla o emplear alguno de los numerosos software de facturación que se encuentran en el mercado pero debemos recordar que hay una serie de datos obligatorios que no podemos omitir:

· Datos del emisor y del receptor: nombre, apellidos, razón social, NIF y domicilio.

· Número de factura.

· Fecha en la que se expide

· Descripción de las operaciones objeto de la facturación.

· El porcentaje de IVA e IRPF que se debe aplicar.

· El importe total.

Variantes que nos podemos encontrar

Básicamente existen 6 tipos de facturas: ordinaria, simplificada, proformarectificativarecapitulativa y electrónica. Pero también hay una serie de variantes que es importante conocer:

· Copia de la factura. Contiene los mismos datos que el documento original pero debe incluir de forma obligatoria la palabra copia. Esta quedará en manos de la persona que la emita como evidencia de la operación realizada.

· Duplicado. También contiene los mismos datos que la original y se hace, o bien cuando hay varios destinatarios, o bien cuando se ha perdido la factura original. En ella debe aparecer la palabra duplicado.

Diferencias entre el albarán y la factura

A pesar de ser documentos diferentes, en ocasiones se produce cierta confusión entre el albarán y la factura. La función del primero es acreditar la entrega de un producto o mercancía a su destinatario. No tiene validez fiscal ni tampoco efectos tributarios. Su única función es la de ofrecer más información sobre la transacción comercial realizada. Otra diferencia con respecto a la factura es que su emisión no es obligatoria.

Modelos más habituales de facturas

  • Modelos de plantillas de Microsoft Word.
    Aunque la función de Word no es la de crear facturas, lo cierto es que su fácil manejo hace que muchos usuarios lo utilicen para hacer una factura.
    Sus ventajas:
    · es más rentable que algunos software de facturación.
    · es intuitiva.
    · ofrece una gran flexibilidad ya que puede incorporar elementos de otros programas.
  • Modelos de plantillas de Microsoft Excel.
    Muchos usuarios emplean este programa a la hora de elaborar sus facturas ya que su coste es bajo y no se requieren apenas conocimientos para su manejo.
    Sus ventajas:
    · se pueden personalizar los documentos con fórmulas más o menos complejas.
    · es posible vincular las hojas de cálculo
    · se pueden elaborar informes personalizados mediante consultas.En la página oficial de Office se pueden descargar numerosos modelos de plantillas: básicas, comerciales, de servicios con horas y tarifas, de ventas, etc.
  • Modelos en PDF. Se trata de plantillas que, o bien se imprimen pero luego deberán ser cubiertas a mano por el emisor, o bien se descargan para luego ser abiertas a través de cualquier dispositivo electrónico.
    Sus ventajas:
    · es fácil de visualizar
    · el archivo ocupa poco espacio en el ordenador.

5 programas para hacer una factura de forma online

Los autónomos y gestores de PYMES recurren cada vez más a estos software de facturación online ya que, además de agilizar el proceso de la contabilidad, permiten gestionar los archivos a través de casi cualquier dispositivo electrónico.

Algunas ventajas:

· Se centralizan las facturas.
· Se puede acceder a ellas desde cualquier lugar.
· Facilitan la gestión tanto de los presupuestos como de los documentos que se han de enviar a los clientes.
· Algunos permiten realizar estadísticas e informes en tiempo real.
· Se pueden imprimir y/o enviar las facturas a través de PDF.
· No es preciso instalar ningún programa en nuestro ordenador.
· La información es más fácil y cómoda de compartir.

Estos son algunos de los programas que más se usan hoy en día para gestionar y hacer una factura.

Quipu. Permite crear, enviar y gestionar facturas de forma ilimitada a las empresas, autónomos o asesorías que lo utilizan. Los tickets y las facturas se pueden subir con el móvil o a través del correo electrónico.
También cuenta con un sistema lector que procesa las facturas sin tener que escribir a mano los datos que contienen.

Blueindic. Es un programa de facturación online muy sencillo de usar perfecto para autónomos o empresas pequeñas. Sus usuarios pueden acceder a información muy útil para conocer la marcha de la empresa: los clientes o los productos que más facturan, el stock que hay de cada uno de los productos, los históricos de ventas o de compras, etc. Dispone de una versión gratuita y de varias opciones de pago.

Factura directa. Permite generar todo tipo de facturas, albaranes y presupuestos. Además agiliza la gestión de ciertos documentos al poder establecer productos con importes ya prefijados. Si tu problema es la gestión del resumen del IVA, este software te ayudará con los modelos 303 y 347.

Al igual que el anterior cuenta con una versión gratuita y varias de pago.

Contasimple. Según indican en la misma web, este programa de facturación te permitirá generar facturas en tan solo 10 segundos. Es posible encontrar en él gran cantidad de plantillas que se pueden personalizar con logos, colores o tipografías.

Debitoor. Software de facturación especialmente pensado para autónomos y pequeñas empresas. Su gran ventaja es la simplicidad y el gran número de plantillas que pone a disposición de sus clientes. Las facturas se pueden personalizar de forma que el usuario pueda escoger la que mejor se adapte a su imagen de marca. Al igual que con otros software similares, los empresarios que lo usen podrán ver un registro de todos las facturas pagadas, impagadas y vencidas.

¿Conoces algún otro programa de facturación online? Nos gustaría conocer tu opinión.

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