Cómo hacer facturas electrónicas para las administraciones
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Facturas electrónicas

Cómo hacer facturas electrónicas para las administraciones

Desde hace tres años las empresas que presten bienes o servicios a las administraciones públicas tienen la obligación de presentar sus facturas de forma telemática. Las facturas electrónicas deben cumplir una serie de requisitos recogidos en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. Destacamos tres de ellos:

– Estar escritas en un lenguaje informático determinado Facturae 3.2 ó 3.2.1

– Deben de firmarse electrónicamente.

– Es preciso indicar cuál es el destinatario de la factura.

En este artículo explicaremos cómo presentar una factura a las AA. PP.

¿Qué es una factura electrónica?

La diferencia entre estas y las facturas realizadas en papel es que las primeras se transmiten por medios telemáticos o electrónicos. Para tener validez legal el documento debe contener los mismos campos obligatorios exigidos a todas las facturas, ser transmitido de un ordenador a otro y con el consentimiento de ambas partes.

En el caso de las facturas electrónicas dirigidas a las Administraciones Públicas es necesario firmarlas a través de un certificado electrónico reconocido. Es posible utilizar como intermediario a un prestador de servicios de facturación electrónica. En este caso será él el que firme electrónicamente los documentos.

Destinatarios y emisores de las facturas electrónicas

Destinatarios. La Ley 25/2013 establece cuáles son las administraciones que tienen la obligación de aceptar las facturas electrónicas:

– La Administración General del Estado, las administraciones de las Comunidades Autónomas y las que integran la administración local.

– Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.

– Los organismos autónomos.

– Las universidades públicas.

– Las entidades de derecho público.

– Las entidades de derecho público vinculadas a una o varias Administraciones Públicas que cumplan alguna de las características especificadas por la normativa.

– Los órganos competentes del Congreso, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional, del Tribunal de Cuentas, del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las CC AA y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo.

– Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco.

– Las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Emisores. La factura electrónica es obligatoria para todos los proveedores de bienes o servicios destinados a la administración. Entre ellos están:

– Las sociedades anónimas.

– Las sociedades de responsabilidad limitada.

– Las personas jurídicas o las entidades sin personalidad jurídica que no tengan la nacionalidad española.

– Los establecimientos o sucursales de entidades sin residencia en territorio nacional.

– Las uniones temporales de empresas.

– Las agrupaciones de interés económico, fondo de pensiones, etc.

Existe una excepción: las facturas cuyo importe sea inferior a los 5.000 € y siempre y cuando lo haya previsto el organismo.

Obligaciones del emisor.

– Conservar las copias de las facturas entregadas.

– Estas deben conservarse de manera que se garantice su legibilidad, autenticidad y la integridad del contenido de la misma.

¿Qué ventajas tienen?

Permiten ahorrar costes y reducir los tiempos de facturación. Además, son más eficaces que las facturas en papel a la hora de luchar contra la morosidad y las falsificaciones. Las transacciones son más ágiles y contribuyen a eliminar los espacios destinados al almacenamiento de documentos.

¿Cómo se crean?

Existen dos formas:

1- Empleando un programa informático que cree facturas electrónicas. El propio Ministerio de Industria ha puesto a disposición de los usuarios un software libre y gratuito que permite generar estos documentos con todos los requisitos necesarios (y que habitualmente es utilizado por muchos autónomos o por los propietarios de pequeñas y medianas empresas). Si quieres acceder a él pincha en este enlace www.facturae.gob.es .

2- A través de un prestador de servicios de facturación electrónica.

¿Cómo se envían las facturas electrónicas dirigidas a las Administraciones Públicas?

Pues a través de los puntos generales de entrada del Estado, las Comunidades Autónomas o las Entidades locales. (Son ventanillas electrónicas únicas en las que se centraliza la entrada de facturas que están dirigidas a una determinada administración). A través de estos puntos el emisor puede conocer el estado de tramitación de los documentos que ha enviado.

FACe

Este es el punto general de entrada de todas las facturas dirigidas a la AGE (Administración General del Estado). Se trata de una ventanilla única para  la presentación y consulta de los documentos a la que se pueden adherir otras administraciones. En la actualidad es utilizada por más de 8.000 entidades locales y 18 comunidades autónomas. Según un informe del Ministerio de Hacienda, en el último trimestre de este año se han presentado a través de este portal 26.337.162 facturas. El importe total de las mismas llega a los 125.266.446.612 €.

A través de esta plataforma los proveedores pueden acceder a un portal web con una serie de servicios:

– Validador de facturas.

– Remitir sus facturas debidamente cumplimentadas y firmadas.

– Verificador del CSV de justificantes. Cuando un proveedor emite una factura a través de FACe obtiene un justificante con el número de registro y los datos contenidos en la misma. Para que este sea legal, FACe incorpora un CSV (Código Seguro de Verificación).

– Consultar las facturas emitidas o en trámite.

– Listado de empresas con servicios de facturación electrónica.

– Etc.

¿Todavía tienes dudas sobre cómo enviar las facturas electrónicas a las Administraciones Públicas? Si es así, déjanos tu comentario.

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