¿Todavía tienes dudas de cuándo debes emitir una factura a tus clientes? En este artículo vamos aclarar todas las cuestiones relativas a los plazos de los que dispones en función del destinatario final de las mismas. Es muy importante que tengas en cuenta la normativa vigente si quieres evitar errores en tu contabilidad.
Lo primero que debes recordar es que es obligatorio entregar al cliente una factura en la que se le informe de todas las características de la operación comercial llevada a cabo.
¿Qué datos debe incluir la factura que emitas?
· Número de serie. Recuerda que la numeración debe de ser correlativa.
· Fecha de expedición.
· Nombre y apellidos, razón o denominación social de la persona que emite la factura y de su destinatario.
· El número de identificación fiscal.
· El domicilio del emisor y del receptor de la factura.
· Descripción de las operaciones, es decir, la información que permita determinar la base imponible del impuesto.
· La cuota tributaria.
· El importe total a pagar
· La fecha en la que se realizaron las operaciones documentadas en la factura.
¿Quiénes están obligados a facturar?
Los empresarios y profesionales deberán emitir facturas por la entrega de bienes o la prestación de servicios que realicen durante el ejercicio de su actividad. Existen algunas excepciones. Puedes consultarlas aquí.
Plazos para emitir una factura
Los plazos para expedir y enviar las facturas dependen del destinatario de las mismas.
> Si el destinatario no es empresario o profesional, la factura debe expedirse y enviarse en el momento de realizar la operación. Un ejemplo sería el de un comerciante que vende un producto a un consumidor. En el momento en que el cliente paga se le debe entregar una factura. En estos casos se suele emitir una factura simplificadas o tickets.
> En el caso de que sí sea un empresario o profesional, entonces deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se produjo el devengo de la operación.
> En las compraventas con carácter intracomunitario las facturas deben expedirse también antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se inició la expedición o transporte de los bienes.
Nuevos plazos para el envío de facturas
Desde enero del año pasado (2017) existe un nuevo plazo para el envío de las facturas. Hasta esa fecha existían dos: uno para expedirla y otro para mandarla al destinatario:
El plazo para crearla comenzaba el mismo día en el que se devengaba el IVA de los bienes o servicios. Se podía expedir hasta el día 16 del mes siguiente.
Sin embargo, el plazo para enviar dicho documento al destinatario era de un mes. El periodo de tiempo se empezaba a contar desde el momento en el que se expedía la factura.
Las cosas han cambiado desde el 2017 ya que ahora el plazo de remisión y el de expedición coinciden. Pongamos un ejemplo: si entregamos una mercancía el día 18 de enero, el 16 de febrero ya deberemos haber expedido y enviado la factura a nuestro cliente.
Expedición y envío de facturas recapitulativas
Las facturas recapitulativas son aquellas que se utilizan cuando hay operaciones recurrentes entre emisor y receptor. Según informa la propia Agencia Tributaria se pueden incluir en un mismo documento operaciones realizadas en distintas fechas siempre y cuando se hayan efectuado dentro del mismo mes natural y el destinatario haya sido el mismo.
El plazo máximo de expedición es el último día del mes natural en el que se hayan entregado los bienes o prestado los servicios. En el caso de que el destinatario de la factura sea un empresario o un profesional su emisión se realizará antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se cursaron las operaciones.
Plazos de las facturas rectificativas
Las facturas rectificativas se crean para modificar algún dato concreto expuesto en una factura emitida con anterioridad. Se debe incluir en ella toda la información necesaria que permita identificar con claridad el documento original. También debe de quedar claro en ella que se trata de una factura rectificativa y el motivo por el que se hace. Su numeración es siempre distinta a la anterior.
Se pueden rectificar antes de que transcurran cuatro años desde el devengo del impuesto o bien desde el momento en el que se produjeron las circunstancias que propiciaron la modificación de la base imponible.
Deben de emitirse en cuanto se tenga constancia de que hay que modificar la factura original. Según una sentencia reciente del Tribunal Supremo, esta se emitirá en un plazo máximo de cuatro años independientemente de si la modificación es al alza o a la baja. Si la rectificación es a la baja el sujeto pasivo tiene un año para regularizar su situación tributaria.
Facturas electrónicas
Son aquellas que han sido expedidas y recibidas en formato electrónico. Reemplazan a las facturas en papel pero conservan su mismo valor legal siempre y cuando cumplan unas condiciones de seguridad. Para ser validadas deben incluir información que constate su autenticidad, integridad y legibilidad.
Para poder enviar facturas electrónicas es preciso que exista el consentimiento expreso del destinatario. En cualquier momento este podrá comunicar a su proveedor su deseo de recibir los documentos en papel.
Su fecha de emisión es la misma que la de las facturas normales y simplificadas.
Cuando se puede emitir una factura simplificada
· Cuando su importe no exceda los 400 € (IVA incluido).
· Se deba expedir una factura rectificativa
· Si su importe no excede los 3.000 € en determinadas operaciones como: ventas al por menor, transporte de personas o equipajes, servicios de hostelería y restauración, utilización de instalaciones deportivas, aparcamientos de vehículos o de autopistas de peaje, entre otras.
Tiempo de conservación de las facturas
Según la Agencia Tributaria las facturas se conservarán con carácter general durante 4 años.
En el caso de facturas sobre adquisiciones por las cuales se haya soportado un IVA sometido a un periodo de regularización su conservación debe corresponder a este mismo periodo más los cuatro años siguientes.
Si los empresarios o profesionales han realizado operaciones cuyo objeto sea oro de inversión, las facturas deben conservarse durante cinco años.
¿Sigues teniendo dudas sobre la emisión de facturas? Si es así, déjanos tu pregunta en los comentarios.
Guía de financiación alternativa
Descubre cuáles son las nuevas formas de Financiación Alternativa a los bancos y encuentra la ayuda necesaria para lanzar tu negocio.
