Es un hecho que en muchas organizaciones no se le da a la contabilidad la importancia que realmente tiene y es que dedicar tiempo al cierre contable una vez iniciado el nuevo año es una pérdida de tiempo y energía que bien podría emplearse en optimizar resultados, recursos y rentabilidad.
Preparar el modelo 347 antes de que llegue esta fecha es fundamental para comprobar los saldos de proveedores, clientes, etc, y tomar decisiones que contribuyan al objetivo global del negocio.
¿Por qué es importante cerrar el año contable a tiempo?
Además de lo comentado anteriormente, el hecho de retrasar el cierre contable puede provocar que haya saldos bancarios sin conciliar, saldos de deudores o acreedores que no reflejen la situación real del balance y nos lleven a crear una situación ficticia que nos dificultará mucho la toma de decisiones correctas. Hay algunas empresas que retrasan su cierre contable hasta el mes de julio con el depósito de cuentas anuales para de esta manera en enero presentar solo los impuestos trimestrales (IVA e IRPF) y declaraciones informativas (Mod. 190, 390, 357). Es una forma no muy recomendable de ganar tiempo.
Contabilidad: herramienta imprescindible de información
La contabilidad desde el punto de vista empresarial suele verse como una obligación, sin embargo, es mucho más que eso ya que proporciona información primordial sobre la situación económica y financiera de cualquier modelo de negocio.
Si llevamos la contabilidad al día de forma eficaz y la cerramos antes de que comience el nuevo año con un simple vistazo al balance de situación podemos saber los pagos a los que tendremos que hacer frente el próximo ejercicio, los recursos propios y ajenos de los que disponemos, los posibles índices de morosidad de nuestros clientes, la financiación interna con la que contamos y la externa que necesitamos, etc. Todo esto nos llevará a una óptima valoración y reducción de desvíos en la toma de decisiones empresariales.
Por otra parte si echamos un vistazo a la cuenta de pérdidas y ganancias veremos los márgenes que estamos obteniendo sobre nuestras ventas, los recursos que estamos invirtiendo en personal y también la posible pérdida o beneficio de la cuenta de resultados.
De todo esto concluimos que cuanto antes tengamos en nuestro poder esta información mejores estrategias podremos trazar pudiendo evitar posibles situaciones comprometidas para la empresa y adelantarnos también a la competencia.
¿Cómo contribuye el pronto cierre contable a un mayor ahorro fiscal?
En el mes de enero se produce el cierre fiscal en IRPF e IVA. Si como empresa conocemos los datos contables antes de este cierre podemos calcular el impuesto de sociedades por lo que todavía contaremos con algo de margen para optimizar nuestro beneficio. Si por el contrario no conocemos el cierre contable antes de presentar nuestro cierre fiscal este ahorro será prácticamente inviable ya que realizar ajustes a posteriori no es nada recomendable y puede acabar en importantes sanciones.
Acciones a realizar para un óptimo cierre contable
* Revisar que no existan incoherencias en los saldos
* Reclasificar deudas a largo plazo al corto plazo
* Dotar la variación de existencias
* Dotar las amortizaciones
* Dotar las provisiones que se necesiten de ingreso o gasto
* Periodificar ingresos y gastos si fuese necesario
* Crear el asiento del impuesto de sociedades
¿Qué elementos contables necesitamos para un buen cierre?
Lo primero es contar con la documentación sobre todos los hechos contables registrados. Para ello es fundamental informar a los proveedores y acreedores para que nos envíen las facturas de diciembre los primeros días de enero. En caso de no disponer de alguna el día que hayamos fijado el cierre podemos crear una provisión.
Por otra parte es igual de importante que los responsables contables y directivos tengan una idea clara sobre su EBITDA, fondo de maniobra, etc para estudiar alternativas contables contempladas en el PGC.
También es importante incorporar las nuevas tecnologías a nuestros departamentos contables adquiriendo softwares que agilicen los trámites y reduzcan las posibilidades de error.El hecho de ganar tiempo permitirá al profesional contable dedicar más horas al análisis y posibles soluciones que a la tarea de actividades repetitivas.
Otro aspecto a tener en cuenta es la conversación con un asesor fiscal antes de finalizar el ejercicio para que contribuya a encontrar alternativas contables y fiscales que beneficien a la empresa.
Resulta por tanto vital emitir un balance de comprobación y comprobar cuenta a cuenta que todo cuadre, pero ojo, el hecho de que las cuentas cuadren no implica que todo esté correcto. Un balance puede estar cuadrado en cifras pero la contabilidad puede ser incorrecta.
Felicitar a los clientes, fijar el presupuesto anual, comprobar la rentabilidad del negocio y fijarse nuevas metas alcanzables son otros de los objetivos que como empresa debemos realizar estos últimos días del año.
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