La factura electrónica y sus beneficios para la empresa (I)

Ya queda menos para que la factura electrónica sea obligatoria para todas las empresas españolas. Según el anteproyecto de la Ley Crea y Crece, aprobado por el Consejo de Ministros en noviembre del 2021, las compañías que facturen más de 8 millones de euros dispondrán de 12 meses para empezar a aplicar la normativa. Para las firmas cuya facturación sea inferior, el calendario de ejecución se ampliará hasta los tres años.

El objetivo de la ley es luchar contra la morosidad y “garantizar la trazabilidad y control de pagos entre empresas y trabajadores por cuenta propia”. Para que las pequeñas y medianas empresas puedan digitalizar todos sus procesos, incluido el de la facturación, el Gobierno ya ha puesto en marcha el programa Kit Digital. La primera convocatoria, dirigida a pymes de entre 10 y 49 empleados, se abrió el 15 de marzo y estará abierta durante 6 meses o hasta que se agoten los fondos (500 millones de euros).

Los autónomos sin plantilla o que solo tengan hasta un máximo de 9 empleados podrán solicitar el kit en una segunda fase que tendrá lugar entre junio y septiembre. Para ello deberán realizar el test de autodiagnóstico entre los meses de marzo y mayo. Tendrán la oportunidad de digitalizar sus actividades con un bono de hasta 2.000 euros.

Las ventajas de la factura electrónica para las empresas

La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que las tradicionales hechas en papel. A través de ella se justifica la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Todas las facturas deben garantizar los principios de legibilidad, autenticidad e integridad. En el caso de las electrónicas estos dos últimos principios se garantizan de diversas formas:

A través de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
Con el intercambio electrónico de datos EDI.
Por otros medios previamente comunicados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
A través de los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Qué beneficios aporta la factura electrónica a las empresas

Económicos: con la facturación electrónica se ahorran los costes de impresión y de envío postal de la factura en papel.
Los ciclos de tramitación son más cortos: tanto la gestión como el envío de la factura es mucho más rápido.
Facilita la lucha contra el fraude: al no permitir la manipulación del documento.
Menor impacto medioambiental: por el ahorro de papel y de energía derivada de la impresión y transporte de documentos.
Reduce los errores humanos: ya que es un sistema automatizado.
Menos espacio de almacenamiento: las facturas digitales pueden almacenarse en el sistema sin ocupar espacio físico.
Acceder a ellas es más rápido: además de ser más sencillo poder ordenarlas debidamente.
Más seguridad a la hora del envío: ya que al usarse medios digitales y constar de un certificado electrónico hay menos posibilidades de que se extravíen las facturasa. Además, el documento no tiene que pasar por manos de intermediarios.

Tipos de factura electrónica

Desde el Ministerio de Hacienda hablan de dos tipos fundamentales de facturas electrónicas: las que tienen un formato estructurado y las que no. La principal diferencia es que la primera facilita su tratamiento automatizado.

Facturas electrónicas en formato estructurado. Pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas electrónicas en formato estructurado. Consisten en una imagen y para poder ser introducidas en los sistemas informáticas se requiere una invertención manual. Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.