Facturas. Las formas más habituales de gestionarlas

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Facturas. Las formas más habituales de gestionarlas

By |2018-12-04T17:09:09+00:00julio 10, 2018|Facturas|Comentarios desactivados en Facturas. Las formas más habituales de gestionarlas

Gestionar correctamente las facturas de una empresa es un trabajo determinante para el buen funcionamiento de la misma. Si no quieres tener problemas de liquidez procura llevar la contabilidad de tu negocio al día. Evitarás muchas sorpresas desagradables.

En el mercado existen numerosos softwares que facilitan el proceso de facturación. En este artículo te hablaremos de algunos de ellos y te daremos consejos para gestionar de la forma más adecuada tus cuentas sin que te lleves un susto al final de cada trimestre.

Primer consejo: organiza la documentación financiera de tu empresa

Organización

Es la clave para mantener el control de todos los documentos financieros de tu empresa. Para que su localización sea fácil deberás identificarlos, codificarlos y posteriormente archivarlos. Evitarás muchas pérdidas.

Clasifica tus facturas

La mejor opción es clasificar estas facturas por separado: por un lado las de los proveedores y por otro las de tus clientes. Lo habitual es asignar un número contable para cada uno de ellos. Con una tabla de excel podrás controlar de forma sencilla las facturas que has emitido y las que has recibido.

Archiva los documentos relativos a impuestos

Puedes organizar este tipo de documentos en función del impuesto al que correspondan: IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, etc)

Segundo consejo: utiliza algunos de estos softwares para realizar facturas

Existen muchas formas de realizar facturas digitales. A continuación te mostramos los softwares más apropiados para hacer esta tarea.

Word

A través de este conocido programa de ofimática (no te olvides que es de pago) se pueden realizar facturas siguiendo alguna de sus plantillas. Si vas a elegir este software ten en cuenta estos aspectos:

  • Cada factura se encuentra en un archivo, así que cuando quieras contabilizar deberás ir abriendo una por una.
  • Cuando traspases los datos de un fichero a otro pon a funcionar todos tus sentidos o cometerás errores.
  • Word es un procesador de textos por lo que las cuentas las tendrás que realizar tú mismo.

Excel

Es uno de los programas más utilizados para hacer facturas ya que aporta muchas más funcionalidades que Word: operaciones con números, gráficos, etc. Eso sí, recuerda que no es un software de facturación.

Si quieres sacar el máximo provecho de este programa tendrás que conocer muy bien todas sus características. De lo contrario no te ofrecerá muchas más ventajas que un procesador de texto normal.

Paypal

A través de esta herramienta podrás crear facturas, enviárselas a tus clientes por correo electrónico y estos podrán abonarlas a través de la misma plataforma. Eso sí, al igual que Excel, no debes verlo como un programa de facturación.

Prestashop

Al igual que con Paypal, con Prestashop podemos efectuar facturas y enviárselas al cliente a través de correo electrónico. Si operas con esta plataforma recuerda que solo podrás realizar las facturas de tu tienda online. Si además cuentas con una tienda física deberás utilizar otro software.

Programas de facturación online

Esta es la mejor opción para llevar al día tu contabilidad. Te exponemos los motivos:

  • Este tipo de programas poseen plantillas para crear facturas.
  • Permiten cruzar los datos de distintas facturas.
  • Ofrecen la posibilidad de interactuar con otros programas, por ejemplo Prestashop.
  • Las gestiones se pueden realizar a través de una app móvil o de una tablet independientemente del lugar en el que te encuentres.

Tercer consejo: no cometas estos errores a la hora de hacer facturas

Es muy habitual cometer errores a la hora de cumplimentar las facturas. Te explicamos algunos de ellos.

  • Errores a la hora de cumplimentar los datos. Presta mucha atención cuando cubras los campos referidos al NIF, CIF, fecha de emisión o la numeración. Por ejemplo, la numeración siempre ha de ser correlativa. En el caso de producirse un salto en la serie es muy probable que recibamos la visita de un inspector de Hacienda.
  • Enviar las facturas fuera de plazo. Si no entregas una factura a tiempo te arriesgas al impago. Cuando el destinatario de la misma es un profesional o una empresa se debe emitir antes del día 16 del mes siguiente. En el caso de particulares se expide en el momento en el que se realiza la operación.
  • Errores en las cuotas del IVA. Recuerda separar la base imponible de las cuotas de IVA, de lo contrario la factura no será válida.
  • No incluir las retenciones de IRPF. Es cierto que no todas las facturas deben incluir estas retenciones pero en el caso de ser obligatorio y no hacerlo estarás cometiendo un falta grave. Los porcentajes son un 15% por norma general y un 7% para los nuevos autónomos.
  • Facturas rectificativas con la misma serie que el resto. Estos documentos deben de tener una serie y numeración diferentes.
  • No hacer copias de seguridad. Guarda siempre tus facturas y haz copias de seguridad de las mismas porque pueden ser que tengas que presentarlas en una comprobación de la Agencia Tributaria. Lo ideal es mantenerlas archivadas durante al menos 5 años.

 

Si tienes dudas sobre el tipo de factura que debes realizar pídenos consejo o visita nuestro blog.

 

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