5 técnicas para mejorar tu productividad y organizar tareas

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5 técnicas para mejorar tu productividad y organizar tareas

By |2018-12-04T17:09:31+00:00junio 28, 2018|Consejos para pymes, emprendedores, liderazgo|Comentarios desactivados en 5 técnicas para mejorar tu productividad y organizar tareas

¿Valoras tu tiempo y la productividad con que lo utilizas??

¿Has deseado alguna vez que el día tuviera más de 24 horas?

¿Te acuestas angustiado pensando en todas las tareas que no has podido hacer?

Si las manillas de tu reloj van más rápido de lo habitual, este artículo es para ti.

Sigue leyendo y descubrirás técnicas que te ayudarán a mejorar tu productividad. La organización de tu tiempo ya no será un problema y volverás a dormir visualizando todas las tareas de tu lista tachadas.

Mejora tu productividad con estas 5 técnicas

No permitas que tu horario laboral se alargue más de lo necesario. Si quieres trabajar bien y cumplir con los objetivos propuestos es preciso optimizar tu tiempo. No extenderlo, te explicamos cómo aumentar tu productividad.

Establecer objetivos

Pero no de cualquier manera. En tu lista los objetivos deben ser específicos, realistas, viables y deberán estar regidos por un plazo.

Para ello deberás identificar primero todas las actividades que ocupan tu tiempo a lo largo de un plazo determinado. Clasifícalas según su urgencia e importancia. Después deberás asignar a cada una un período de tiempo para su realización.

David Allen ideó un método muy popular llamado Getting Things Done y que está basado en cinco fases:

  • Recopilar. Se trata de pasar todas tus preocupaciones, ideas, tareas o pensamientos a una libreta de notas o a una aplicación informática de forma que tu mente quede liberada de ellas.
  • Procesar. Analiza cada una de esas tareas y métela en uno de estos grupos:
    • Es preciso realizarla ya
    • No es necesario hacerla ahora. En este caso tendrás la opción de dejarla para más adelante o directamente tirarla a la papelera.
  • Organizar. Las tareas obligatorias se distribuirán en las siguientes carpetas:
    • Acciones: tareas que se deben hacer cuanto antes
    • Proyectos:  tareas que requieren más de una acción y que por lo tanto llevarán más tiempo.
    • En espera: son las tareas que dependen de un elemento externo para ser realizadas.
    • Quizás: tareas que debes realizar pero cuando llegue el momento más adecuado.
  • Revisar. Deberás revisar todos los grupos de tareas diariamente y eliminar de ellos las que ya estén acabadas. También es el momento de reorganizar tus prioridades.

Identificar las tareas claves de tu trabajo

Son aquellas que conforman la columna vertebral de tu trabajo. Generan beneficios y si no las hacemos las consecuencias pueden ser muy negativas.

Es necesario que las identifiques y que les dediques el tiempo preciso para acabarlas. ¿Cómo reconocerlas? Pues deberás hacerte estas preguntas:

  • ¿Qué beneficios me aportan?
  • ¿Si no las hago qué puede pasar?
  • ¿Qué intentas conseguir con esas tareas?
  • ¿Contribuyen esas tareas a alcanzar tus metas?

La técnica Pomodoro

Esta técnica fue creada por Francesco Cirillo y es aplicable a todo tipo de perfiles: trabajadores, estudiantes, directivos, etc.

  • El primer paso es elegir la tarea que debes realizar
  • Trabaja intensamente en ella durante un determinado tiempo. Normalmente se establecen períodos de 25 minutos de duración con descansos de 5 minutos entre ellos.

Sus ventajas son:

  • Ayuda a controlar el tiempo
  • Enseña a priorizar
  • Fomenta el trabajo sin distracciones
  • Mejora la concentración
  • Motiva al trabajador

Método de Ivy Lee de las seis tareas para aumentar productividad

Ivy Lee fue un exitoso hombre de negocios y un pionero en el campo de las relaciones públicas. Ideó su método de las seis tareas después de que Charles Schwab, uno de los hombres más ricos del mundo, lo llamase para que lo ayudara a aumentar la eficacia de su equipo de trabajo.

Su plan era muy sencillo. Por las noches cada empleado tenía que escribir en un papel las seis tareas que deberían realizar al día siguiente. Las actividades elegidas estarían ordenadas según su importancia.

Si decides utilizar esta técnica deberás tener en cuenta varias cuestiones.

  • La primera es identificar las tareas que mayores beneficios van a generar a la empresa.
  • En cuanto empieces a trabajar deberás centrar toda tu atención en esa actividad y dejar de lado las demás.
  • En el caso de no acabar una de ellas, esta deberá pasar a la lista del día siguiente.

Sus ventajas son:

  • Te obliga a focalizar tu atención en aquellas tareas que realmente tienen importancia para la consecución de tus objetivos.
  • Ayuda a evitar la procrastinación ya que debes seguir un orden. Nunca podrás pasar a la siguiente tarea de la lista sin antes haber acabado la primera.
  • Evita que pierdas el tiempo organizando tu jornada ya que la lista se confecciona la noche anterior.
  • Acaba con la multitarea y con la pérdida de efectividad que esta trae consigo.

Evita recibir demasiada información

Timothy Ferriss, autor de La semana de 4 horas de trabajo, recomienda seguir una dieta baja en información. Para seguirla hazte antes esta pregunta ¿necesitas todos los correos, blogs, periódicos o revistas que lees? ¿Vale la pena toda la información que recibes a través de ellos? No inviertas tanto tiempo en ellos y destina tus horas de trabajo a lo realmente importante. Verás como mejora notablemente tu productividad.

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