Decidir cuánto stock será necesario, confirmar los plazos con los proveedores, organizar el personal o comprobar la capacidad de preparación y entrega de pedidos son tareas que difícilmente pueden dejarse para cuando las ventas ya han empezado a crecer.
Octubre es, por tanto, un buen momento para hacerse una pregunta que va más allá de cuánto esperamos vender esta Navidad: si llegan más pedidos de los habituales, ¿está la empresa preparada para atenderlos?
¿Cuánto puedes vender realmente?
Las previsiones comerciales ayudan a estimar la demanda, pero hay otra cifra que conviene conocer: cuántos pedidos puede asumir realmente la empresa sin comprometer el servicio.
Un aumento de las ventas puede exigir más mercancía, más horas de producción, espacio adicional en el almacén o más capacidad para preparar y enviar pedidos. También puede multiplicar las consultas, incidencias y devoluciones.
Antes de fijar objetivos para la campaña conviene identificar dónde puede aparecer el primer cuello de botella. Quizá haya stock suficiente, pero no capacidad para preparar los pedidos al ritmo necesario. O la producción pueda aumentar, pero el transporte no responda al mismo ritmo.
Stock: ni quedarse corto ni pasarse
Las campañas anteriores ofrecen una referencia útil. ¿Qué productos tuvieron más demanda? ¿Cuáles se agotaron? ¿Qué referencias funcionaron peor de lo esperado?
A ese histórico pueden añadirse los pedidos ya conocidos, las promociones previstas y cualquier cambio que pueda modificar la demanda este año.
También importa conocer los tiempos de reposición. No es lo mismo trabajar con un producto que puede reponerse en pocos días que depender de mercancías o materias primas que necesitan varias semanas para llegar.
No se trata de acertar exactamente cuánto se venderá, sino de saber qué capacidad de reacción existe si las previsiones se quedan cortas.
Tus proveedores también tienen Black Friday y Navidad
Preparar la propia empresa no basta. Los proveedores también afrontan semanas de mayor actividad y sus plazos habituales pueden cambiar.
Antes de que empiece la campaña conviene confirmar disponibilidad, tiempos de entrega, cantidades mínimas y fechas límite para realizar nuevos pedidos. También saber qué productos pueden presentar problemas de suministro y qué alternativas existen.
Una reposición que normalmente tarda una semana puede dejar de hacerlo cuando muchos clientes están pidiendo al mismo tiempo. Descubrirlo cuando el producto ya se ha agotado deja mucho menos margen para reaccionar.
Una conversación con los principales proveedores en octubre puede evitar bastantes problemas en noviembre y diciembre.
¿Qué pasa si recibes el doble de pedidos en una semana?
Tener producto disponible tampoco garantiza que la empresa pueda asumir cualquier volumen de ventas.
El comercio electrónico forma ya parte de la actividad de muchas empresas españolas: según los últimos indicadores de comercio electrónico de ONTSI, el 32,2 % realiza ventas por esta vía.
Cuando los pedidos se concentran en unas pocas semanas, la cuestión es si la operativa puede responder al mismo ritmo.
¿Puede el almacén preparar muchos más pedidos cada día? ¿Hay suficiente personal? ¿El operador logístico puede absorber más envíos? ¿Quién atenderá las consultas y gestionará las devoluciones?
No todas las empresas necesitarán contratar para responder a un aumento de la actividad. En algunos casos bastará con reorganizar turnos, procesos o tareas; en otros será necesario prever refuerzos con antelación.
Lo importante es detectar antes de noviembre dónde está el límite y qué habría que cambiar para ampliarlo.
Preparar también el plan B
Una campaña rara vez se desarrolla exactamente como estaba previsto. Un producto puede vender mucho más de lo esperado, un proveedor retrasarse o una empresa de transporte sufrir incidencias.
Por eso conviene decidir con antelación qué hacer en esos casos: qué productos priorizar si faltan existencias, qué alternativas ofrecer al cliente, a qué otros proveedores recurrir o cuántos pedidos pueden gestionarse cada día manteniendo los plazos comprometidos.
Y el plan B no sirve únicamente para cuando algo sale mal. También hay que contemplar el escenario contrario: ¿qué ocurriría si una promoción funciona mucho mejor de lo esperado o llega un pedido excepcionalmente grande?
Cuando el pedido llega antes que los recursos necesarios para atenderlo
A veces la empresa tiene capacidad para aceptar más trabajo, pero necesita comprar mercancía o materias primas antes de poder completar un pedido. La financiación de órdenes de compra permite abordar precisamente una necesidad que aparece antes de realizar la venta.
Es una situación distinta de haber entregado ya el producto y estar esperando al vencimiento de la factura. En ese momento, el anticipo de facturas permite adelantar un cobro correspondiente a una venta ya realizada.
Preparar Black Friday y Navidad no consiste únicamente en prever cuánto se venderá. También implica saber hasta dónde puede crecer la actividad sin que los pedidos desborden la capacidad de la empresa.
Octubre es un buen momento para averiguarlo.
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