La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos ya tiene fechas de aplicación. La Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre y en vigor desde el día siguiente, regula la solución pública de facturación electrónica y activa los plazos previstos en la Ley Crea y Crece.
El nuevo sistema de facturación electrónica entre empresas (B2B) también obligará a comunicar información sobre el pago de las facturas. La Administración podrá conocer así cuánto tardan realmente las empresas en pagar a sus proveedores y disponer de datos más precisos sobre la morosidad comercial.
¿Qué es la solución pública de facturación electrónica?
Es una plataforma gestionada por la Agencia Tributaria que permitirá a empresas y profesionales emitir y recibir facturas electrónicas de forma gratuita, sin contratar un servicio privado.
Además, tendrá otras funciones:
- Intercambiar y consultar facturas: permitirá recibirlas, descargarlas y facilitará la conexión entre diferentes plataformas.
- Reunir las facturas en un repositorio común: las empresas que utilicen plataformas privadas deberán remitir a la solución pública una copia electrónica fiel de cada factura sujeta a la obligación, en formato UBL.
- Registrar información sobre los pagos: recibirá las comunicaciones relativas al estado de las facturas y a su pago efectivo.
La orden establece también los requisitos técnicos del sistema, entre ellos la identificación única de cada factura, los formatos electrónicos admitidos y la conexión con las plataformas privadas.
Las empresas que prefieran utilizar una plataforma privada de facturación podrán hacerlo, siempre que cumpla los requisitos técnicos y remita una copia fiel de cada factura a la solución pública.
La plataforma de la Agencia Tributaria deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación obligatoria.
Calendario de aplicación: qué empresas y cuándo
La orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026, fecha desde la que se calculan los plazos de implantación del real decreto.
Según la Agencia Tributaria, el calendario será el siguiente:
- 6 de octubre de 2027: empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones supere los 8 millones de euros en el año natural anterior.
- 6 de octubre de 2028: resto de empresarios y profesionales incluidos en la obligación, entre ellos los autónomos.
La medida afecta, con las excepciones previstas en la normativa, a las operaciones entre empresarios y profesionales. Las facturas emitidas a consumidores particulares quedan fuera de esta obligación general.
Las empresas que intercambian un gran volumen de facturas deberán comprobar si necesitan modificar sus programas y procedimientos de recepción, registro y archivo antes de que llegue su fecha de aplicación.
Comunicar el pago: la novedad menos conocida
Hasta ahora, la fecha de pago de una factura quedaba registrada principalmente en los sistemas administrativos del cliente y del proveedor. La nueva regulación establece que esa información deberá comunicarse también a la plataforma pública.
Según el artículo 7 de la Orden HAC/1028/2026, el destinatario deberá informar del rechazo de la factura, cuando corresponda, de la fecha de vencimiento y de la fecha del pago efectivo completo. También podrá facilitar otros datos relevantes para calcular el plazo legal de pago, como la fecha de recepción de los bienes o servicios.
Hay otra novedad práctica: si el destinatario no comunica el rechazo de una factura y no existe una factura rectificativa posterior, el sistema presumirá que está aceptada. Esta presunción opera en la comunicación y consulta de los estados de la factura; no significa que cualquier discrepancia comercial quede automáticamente resuelta.
Por su parte, el emisor podrá informar voluntariamente sobre el cobro o impago y comunicar posibles diferencias con los datos facilitados por el destinatario.
La obligación de comunicar estos estados y pagos tendrá un calendario específico:
- 6 de octubre de 2027: empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros.
- 6 de octubre de 2028: personas jurídicas que no superen ese umbral.
- 6 de octubre de 2029: personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas.
Esto significa que muchos autónomos deberán emitir y recibir facturas electrónicas desde octubre de 2028, pero dispondrán de un año adicional para cumplir las obligaciones de comunicación de estados y pagos.
Disponer de información sobre los pagos efectivos permitirá analizar con mayor precisión la morosidad comercial, aunque no garantiza que las empresas cobren antes. Para los negocios que trabajan con plazos de cobro de 90 o 120 días, seguirá siendo importante distinguir entre el vencimiento acordado y la fecha en la que el cliente paga realmente.
Factura electrónica B2B y VERI*FACTU: ¿en qué se diferencian?
Son dos regulaciones que afectan a la facturación, pero tienen objetivos distintos:
- VERI*FACTU: se enmarca en la normativa antifraude y establece requisitos para los sistemas informáticos de facturación, especialmente en materia de integridad, conservación y trazabilidad de los registros.
- Factura electrónica B2B: regula la emisión, recepción e intercambio de facturas electrónicas entre empresarios y profesionales, junto con la comunicación de sus estados y pagos.
Adaptar un programa de facturación a VERI*FACTU no implica que cumpla automáticamente los requisitos de la factura electrónica B2B. Las empresas deben comprobar por separado las obligaciones que les corresponden.
Qué conviene revisar desde ahora
La adaptación puede afectar tanto al software de facturación como a la organización administrativa de la empresa. Hay tres aspectos que conviene comprobar:
- El programa de facturación: preguntar al proveedor si permitirá emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas y conectarse con la solución pública. Esta revisión forma parte de la planificación fiscal de la empresa.
- El registro de los pagos: comprobar cómo se anotan los vencimientos y las fechas de pago de las facturas recibidas, quién actualiza esa información y cómo se comunicará al sistema.
- La relación con clientes y proveedores: identificar qué plataformas utilizan y si será necesario modificar los procedimientos de intercambio de facturas.
Las empresas que ya trabajan con facturación electrónica deberán comprobar si sus herramientas cumplen los nuevos requisitos. Las que todavía dependen de documentos PDF, correos electrónicos o procesos manuales tendrán que valorar qué cambios necesitan introducir.
Con las fechas de aplicación definidas, cada empresa puede determinar qué obligaciones le corresponden y cuánto tiempo tiene para preparar sus sistemas de facturación y seguimiento de pagos.
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