Si eres propietario de una pequeña o mediana empresa (PYME) y todavía no has iniciado el proceso de transformación digital de tu negocio, te conviene leer este artículo. La incorporación de un software de gestión al trabajo diario le permitirá a tu compañía ser más productiva y competir en igualdad de condiciones con otras empresas del sector en un mercado cada vez más segmentado y voraz.
Pero ¿qué es un software de gestión y qué beneficios le aporta a una pyme? Este post te aclarará todas sus dudas respecto a este tipo de programas cuyo fin principal es ahorrar tiempo y dinero a las empresas.
¿Qué es un software de gestión o ERP?
Los software de gestión empresarial, también conocidos por las siglas ERP (Enterprise Resource Planning), permiten a las pymes automatizar ciertas tareas productivas con el fin de mejorar su eficacia. Entre los objetivos de este tipo de programas están:
- La optimización de recursos
- Mejorar el acceso a toda la información de la que dispone una compañía
- Agilizar el proceso de comunicación entre todos los integrantes de la empresa
- Automatizar el acceso y la gestión de datos
Hoy en día cualquier pequeña o mediana empresa que quiera sobrevivir en el mercado debe recurrir a este tipo de soluciones digitales para optimizar su producción y ahorrar costes.
Ventajas de los software de gestión para las pymes
La incorporación de un software de gestión empresarial supone una notable inversión para cualquier pyme. Pero sus ventajas son tantas que este desembolso de dinero es preciso para cualquier compañía que, además se sobrevivir, quiera asegurar su crecimiento en el futuro.
Estos son algunos de sus beneficios.
Mejora la productividad de la empresa
Gracias a los ERP las pymes pueden optimizar el uso de todos los recursos con los que cuentan. Muchas empresas creen que este tipo de programas solo son aptos para el departamento de contabilidad pero lo cierto es que son igual de importantes para otros procesos como la gestión de inventarios, la planificación de operaciones, los envíos e incluso para la organización de los recursos humanos.
Al agilizar la gestión y el acceso a datos de vital importancia para el funcionamiento de la empresa, los tiempos se reducen y los trabajadores pueden dedicarse a otras funciones. Como consecuencia de ello la toma de decisiones es más eficaz.
Permite a las pymes ser más competitivas
No hay que olvidar que las pymes deben competir con compañías de mayor tamaño que cuentan con mayor número de recursos físicos, técnicos y humanos. Los software de gestión empresarial permiten a las primeras mejorar su capacidad de respuesta ante las demandas de sus clientes.
A través de las ERP se pueden detectar posibles fallos o conflictos en los sistemas de producción y distribución. Si se detectan a tiempo la calidad de los servicios que presta la compañía mejora de forma notable.
Como consecuencia de ello su imagen de marca mejora y aumenta sus posibilidades de hacerse un hueco en un mercado donde la competencia dentro de cualquier sector es feroz.
Reduce los tiempos de respuesta y también los costes
Con los ERP el tiempo que se dedica a determinadas tareas se reduce considerablemente ya que se automatizan muchos procesos que antes consumían horas y recursos.
La información que se necesita para realizar determinadas tareas está centralizada y organizada de tal manera que se puede llegar a ella de forma ágil, sencilla y eficaz. De esta forma se pueden tomar decisiones de forma relativamente rápida en beneficio tanto de la empresa como de los clientes.
Con los actuales software de gestión todos los departamentos de la empresa pueden acceder a la misma información ya que los datos son introducidos y procesados a través de un único sistema. El análisis de los datos es más rápido y el personal encargado de gestionar ciertos procesos dispone de más tiempo para ser productivo.
En pocas palabras: se toman más y mejores decisiones en menos tiempo.
Mejora la gestión financiera
Al permitir la automatización de tareas, la gestión administrativa de la empresa también sale beneficiada con la implantación de los ERP. Los responsables de la compañía pueden analizar en tiempo real el estado financiero de la misma ya que la información siempre está actualizada. Esto les permite establecer estrategias y elaborar planes económicos más fiables.
Aumenta la seguridad
En los software de gestión la mayor parte de la información relativa a una empresa se integra en una misma base de datos. El sistema controla el acceso y el uso que cada persona hace de la misma ya sea estableciendo permisos individuales o por grupos. Lo más habitual es que cada usuario tenga un identificador y una contraseña únicas pero en la actualidad ya se está recurriendo a otros sistemas más seguros como las tarjetas inteligentes o los dispositivos biométricos.
¿Todavía crees que tu compañía no necesita un software de gestión empresarial?
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