Las empresas siguen destinando una parte importante de sus recursos a la digitalización, pero invertir en tecnología no garantiza por sí solo obtener resultados. De hecho, solo uno de cada seis CEO de grandes empresas españolas asegura haber recuperado completamente la inversión realizada en tecnología, según un reciente estudio de Entelgy entre 300 directivos.
El dato plantea una cuestión cada vez más relevante para las empresas. Una vez tomada la decisión de invertir en un nuevo software, automatizar un proceso o incorporar una nueva herramienta, ¿cómo se puede saber si esa inversión realmente está compensando?
La respuesta empieza antes de realizar la inversión y exige tener claro qué se quiere mejorar y cómo se va a medir.
¿Qué problema debe resolver la inversión?
Una inversión tecnológica debería partir de una necesidad concreta. Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, disminuir errores, disponer antes de determinada información, aumentar la capacidad de producción o mejorar un proceso comercial son objetivos que después pueden medirse.
Esto permite evitar uno de los problemas habituales de la digitalización: incorporar una herramienta porque ofrece nuevas funcionalidades sin haber definido previamente qué resultado espera obtener la empresa.
El estudio de Entelgy muestra precisamente que las áreas en las que los directivos perciben un mayor impacto sobre la productividad son el análisis de datos, citado por un 50,7%, la automatización de tareas administrativas, con un 41%, y el desarrollo de software, con un 29,3%.
Identificar el problema que se quiere resolver permite establecer desde el principio qué indicador habrá que observar para comprobar si la inversión ha funcionado.
El coste de la tecnología va más allá de su precio
Para calcular si una inversión compensa tampoco basta con comparar el precio de una herramienta con los ingresos que pueda generar.
Una nueva tecnología puede implicar costes de implantación, integración con los sistemas existentes, migración de datos, formación de los trabajadores, mantenimiento o nuevas licencias. También puede exigir tiempo de adaptación hasta que el equipo empieza a utilizarla con normalidad.
Todos esos elementos forman parte del coste real de la inversión y deberían tenerse en cuenta antes de calcular su rentabilidad. No hacerlo puede llevar a sobreestimar el retorno esperado o a descubrir durante la implantación costes que no estaban contemplados inicialmente.
¿Qué retorno debería medir una empresa?
El retorno tampoco tiene que traducirse necesariamente en un aumento inmediato de las ventas.
Una herramienta que permite realizar en dos horas una tarea que antes necesitaba cinco genera un ahorro de recursos. Lo mismo ocurre si una automatización reduce errores, si un nuevo sistema permite producir más con los mismos recursos o si disponer de información más actualizada facilita determinadas decisiones.
Por eso, el indicador elegido debe guardar relación con el objetivo inicial de la inversión.
Una investigación reciente de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), basada en datos de cerca de 5.000 empresas manufactureras españolas, ofrece un buen ejemplo. El estudio encontró que la incorporación de robots mejora la productividad, especialmente entre las empresas más pequeñas y menos innovadoras, pero esa mejora no se traduce automáticamente en un aumento de las exportaciones.
Una misma inversión puede, por tanto, producir un resultado positivo en un ámbito sin mejorar necesariamente otros indicadores de la empresa.
ROI: poner el resultado en relación con el coste
Una de las formas más habituales de evaluar una inversión es calcular su retorno sobre la inversión o ROI. Su utilidad está en poner en relación el beneficio obtenido con el coste asumido.
Imaginemos que una empresa destina 20.000 euros a automatizar un proceso y que, durante el primer año, esa automatización genera 25.000 euros en ahorros y costes evitados. El beneficio neto sería de 5.000 euros y el ROI del primer año, del 25 %.
Para valorar correctamente el resultado habría que comparar el beneficio neto generado por la inversión con su coste total. Pero el cálculo solo será útil si tanto los costes como los beneficios utilizados son realistas y pueden atribuirse razonablemente al cambio realizado.
Por eso, más que obtener un porcentaje aislado, interesa establecer antes de invertir qué resultados se esperan y comprobar después si realmente se han producido.
¿Cuánto tarda en recuperarse la inversión?
El ROI no es el único dato relevante. También importa cuánto tiempo necesita la empresa para recuperar el desembolso realizado.
Dos inversiones pueden ofrecer un retorno parecido y, sin embargo, hacerlo en plazos muy distintos. Para una empresa, recuperar una inversión en un año no tiene las mismas implicaciones financieras que hacerlo en cuatro.
El periodo de recuperación permite incorporar esa dimensión temporal y valorar durante cuánto tiempo la empresa tendrá recursos comprometidos antes de que los beneficios acumulados compensen el desembolso inicial. También ayuda a comparar distintas alternativas cuando el presupuesto disponible obliga a priorizar unas inversiones frente a otras.
La tecnología necesita algo más que tecnología
Los resultados tampoco dependen únicamente de la herramienta elegida.
La investigación de la UOC señala otro aspecto relevante: incorporar tecnología sin adaptar la organización puede limitar sus resultados. La formación de los trabajadores, la adaptación de los procesos y la integración de la nueva herramienta en el funcionamiento cotidiano de la empresa también condicionan el resultado.
El estudio de Entelgy apunta en la misma dirección. Entre las principales dificultades para conseguir un ROI claro aparecen la falta de talento especializado, señalada por un 36,3% de los directivos, y el elevado coste de implantación, citado por un 30%.
Por eso, evaluar una inversión tecnológica únicamente por el precio de adquisición deja fuera una parte importante de lo que determinará su resultado.
Invertir con un resultado en mente
La cuestión ya no es simplemente cuánto destina una empresa a digitalización, sino qué obtiene a cambio.
Definir el objetivo antes de invertir, calcular el coste completo, establecer indicadores concretos y revisar los resultados una vez implantada la tecnología permite pasar de una decisión basada en expectativas a una inversión que puede evaluarse.
También conviene tener en cuenta cómo se financia esa inversión. El plazo de devolución de la financiación debería guardar relación con el tiempo que la empresa espera necesitar para recuperar lo invertido y con la vida útil de la tecnología adquirida. Una inversión que generará retornos durante varios años plantea necesidades distintas a una herramienta cuyo coste se recuperará en pocos meses. Por eso, además de calcular cuánto invertir, es importante valorar qué fórmula de financiación se adapta mejor a las características y al plazo de la inversión.
La digitalización puede mejorar la productividad y hacer más eficientes muchos procesos, pero sus efectos no son automáticos ni iguales para todas las empresas. Saber qué se espera conseguir es el primer paso para poder comprobar después si la inversión ha compensado.
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