Factura ordinaria. Características, ejemplos y plantillas

Existen muchos tipos de factura con los que documentar una transacción comercial. De todas ellas, la más utilizada es la ordinaria, donde el emisor de la misma refleja la venta de un producto o la prestación de un servicio a un tercero.

Para evitar confusiones a la hora de elaborarla en este artículo explicaremos cuáles son sus características y mostraremos algunos ejemplos que servirán de guía a la hora de confeccionarlas.

¿Qué es una factura ordinaria?

De todos los modelos de factura que permite la legislación, la ordinaria es la que se usa de manera más frecuente. En ella es obligatorio reflejar toda la información relativa a la operación comercial llevada a cabo entre un emisor y un receptor.

Los empresarios y autónomos tienen la obligación de emitir facturas por todas las operaciones que realizan en el desarrollo de su actividad profesional o empresarial. Además, deberán conservar una copia de todos los documentos emitidos y también de los justificantes recibidos de otros profesionales.

La ley también obliga a llevar un libro en el que se registren todas las facturas tanto emitidas como recibidas.

Características y contenido obligatorio de las facturas ordinarias

Según el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 todas las facturas y sus copias contendrán la siguiente información:

Un número y en su caso la serie. (Dentro de cada serie la numeración deberá ser correlativa).
La fecha de expedición.
El nombre, los apellidos, la razón o denominación social completa tanto del emisor como del receptor de la factura.
El Número de Identificación Fiscal del emisor
El domicilio de la persona obligada a expedir el documento y del destinatario del mismo.
Descripción de las operaciones. Es preciso indicar qué tipo de servicio se ha prestado o los productos que se han vendido detallando en este caso el número de unidades, el precio unitario, los descuentos y las ofertas no incluidas en el precio.
El tipo o tipos impositivos que se aplican a las operaciones. En el caso de que la factura tenga tipos de IVA diferentes es preciso recoger por separado la base y la cuota correspondiente a cada uno de ellos. Además hay que indicar el porcentaje de retención del IRPF.
El importe total a pagar.

Existen también otro tipo de menciones que deben aparecer en el documento cuando:

La operación esté exenta de IVA.
Sean entregas intracomunitarias exentas de medios de transporte nuevos.
El adquirente o destinatario sea quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador.
El sujeto pasivo del impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación (se hará constar la mención inversión del sujeto pasivo).
Se apliquen los regímenes especiales de las agencias de viajes o el de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección o el régimen especial del criterio de caja.

Otros datos a tener en cuenta a la hora de emitir una factura

Idioma. Las facturas se pueden emitir en cualquier idioma pero la Agencia Tributaria puede exigir su traducción al castellano o a cualquier otra lengua oficial de España.

Moneda. El importe se puede expresar en cualquier moneda siempre y cuando el importe del impuesto se exprese en euros.

Medios para su emisión. Las facturas se pueden expedir a través de cualquier medio, ya sea en papel o en formato electrónico. Pero es importante recordar que este debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y también su legibilidad.

Ejemplos y modelos

Existen infinidad de plantillas de facturas realizadas con programas como Word o Excel o en formato PDF. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes.

Word. Su manejo es fácil y resulta muy intuitivo para el usuario. Además es más barato que otros software de facturación pero hay que recordar que su función principal no es esta por lo que el emisor puede encontrar carencias a la hora de realizar un documento de este tipo. En la imagen de abajo podemos ver un modelo de factura realizado a través de este programa.

Microsoft Excel. Su principal ventaja es que apenas se requieren conocimientos para su manejo. Además, admite la inclusión de fórmulas más o menos complejas.
En la página oficial de Office es posible descargar numerosos modelos de plantillas: básicas, comerciales, de servicios con horas y tarifas, de ventas, etc. Abajo, un ejemplo de cómo se puede hacer una factura en Excel.

Modelos en PDF. Las plantillas se imprimen para luego ser cubiertas a mano por el emisor de la factura. También se pueden descargar en cualquier dispositivo electrónico. Su uso está muy extendido ya que son fáciles de visualizar y los archivos ocupan muy poco espacio en el ordenador.

Es importante recordar que en Internet existen numerosos software de facturación online que permiten generar archivos y gestionarlos a través de cualquier dispositivo electrónico.

¿Aún tienes dudas de cómo realizar una factura ordinaria? Si es así, déjanos tu comentario.

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